Veranderingen zoals flexibele roostering invoeren zijn erg lastig en stuiten – hoe interactief je je proces ook inricht – altijd op verzet. Hoe komt dat en hoe ga je er mee om? Dat deze week in het laatste deel van Veranderingen op de werkvloer.

“Het kan niet anders”
Wat we al eerder benadrukten: wees open en eerlijk tegen je werknemers. Besef je dat wanneer jij dat niet bent, ze de gaten in hun kennis zelf gaan opvullen met de gissingen en roddels die er rond gaan. Dat creëert veel onrust en een negatieve sfeer rond je opdracht. Zorg dus dat je zo snel en volledig mogelijk met je medewerkers communiceert. Wees niet bang om pijnpunten of onzekerheden aan te stippen. Natuurlijk hoef je niet voor alles een oplossing aan te dragen! Maar aangeven dat je de pijnpunten zelf ook kent geeft vertrouwen in je leiderschap en in je vermogen om ook de belangen van je medewerkers mee te nemen in het proces.

Soms kan het gewoon niet anders. Heb je een opdracht ‘van bovenaf’ gekregen of zie je zelf heel helder dat het mis gaat als je niet iets verandert in je werkwijze. Ook dat kun je gewoon helder zeggen. Maar pas op dat je niet de zwarte piet doorschuift naar een ander niveau. Gezamenlijk klagen over ‘hogerhand’ is misschien gemakkelijk en smeedt een onderlinge band, maar het leidt niet tot een gedragen verandering. Sterker nog: je ondermijnt hiermee het moreel van je mensen. Ze zullen hun werkwijze misschien aanpassen, maar niet vanuit zichzelf. En dus zul je nooit echt een optimaal resultaat behalen.

Kortom: wees helder en eerlijk, stip pijnpunten en onzekerheden aan, en neem je eigen verantwoordelijkheid in dit proces.

Make it fun and it will get done
Sommige veranderingen lenen zich prima voor een speelse aanpak. Misschien is het mogelijk om een challenge op te zetten tussen teams – wie behaalt het beste resultaat? Of een prijsvraag voor het beste idee van buitenstaanders. Of andersom: het beste idee door medewerkers voor een publiek thema. Volkswagen heeft daarvoor zelfs een speciale academie opgericht, met het idee dat mensen gemakkelijker ander gedrag gaan vertonen wanneer je het maar leuk maakt.

What’s in it for me?
“Mensen zijn niet bang voor veranderingen, mensen zijn bang om iets te verliezen.” Het is een gevleugelde uitspraak in veranderkringen. En het klopt! Mensen zijn niet tegen verandering, maar verandering brengt onzekerheid met zich mee. Er is een kans dat je al het werk dat je in jaren hebt opgebouwd binnen een organisatie, in één klap kwijt raakt. Dat je leuke projecten worden doorgeschoven. Dat je geen tijd meer hebt voor die lunch met een collega. Of misschien staat zelfs je baan op de tocht. Is het dan gek dat je in de verdediging schiet?

Onzekerheid zo veel mogelijk wegnemen is dus heel belangrijk. Maar ook het duidelijk maken van de voordelen die de verandering met zich mee brengt. Wat bréngt die verandering jouw mensen eigenlijk? Meer aandachtstijd voor cliënten? Minder tijd kwijt zijn aan administratie? Betere opleidingsmogelijkheden? Dat geldt ook voor het proces. Wat vind je dat je medewerkers verdiend hebben wanneer ze zich actief en meewerkend opstellen, als ze kunnen komen tot een winwinsituatie? Een bonus? Een donatie aan een goed doel? Bedank wat passend is – en stoot ze niet voor het hoofd door hun medewerking als voorwaarde te stellen voor een kerstpakket.

Zorg ook dat je je tussensuccessen viert. Want juist die tussentijdse mijlpalen zijn belangrijk om de moed en de lol er in te houden. Een beloning wordt daarbij gekoppeld aan het ‘juiste’ gedrag, waardoor je die verandering van werkwijze veel sneller de norm maakt.

Begeleiding
Zorg voor een goede procesbegeleider. Misschien kun je de aansturing van de verandering ‘ruilen’ met een collega van een andere afdeling, zodat je beiden met andermans mensen aan de slag gaat en je dus zelf gewoon als deelnemer in het proces tussen jouw mensen kunt staan. Of huur een goede procesbegeleider in om dit traject met en voor je uit te zetten. Zelf zit je vaak vast in de uitgesleten ‘denkpaden’ die je binnen je organisatie hebt ontwikkeld. Dat is helemaal niet erg of negatief – sterker nog, het is vaak erg efficiënt werken. Maar bij een verandertraject is er dan het risico dat je niet buiten je eigen redeneercirkel komt. Tijd voor een frisse blik dus! Vraag eens rond bij andere instellingen wie hun verandertrajecten heeft begeleid en of ze daar enthousiast (let op: ‘enthousiast’, niet ‘tevreden’) over waren. En ga eens kijken hoe zij het aanpakken.

Er zijn legio boeken over veranderen. Soms zie je door de bomen het bos niet meer. Niet voor niets is het een vak apart! Mocht je geïnteresseerd zijn in wat mensen drijft – en let op: hiervan word je géén verandermanager – lees dan eens Switch van de Heath-broers. Een mooie plek om te beginnen, en erg leesbaar bovendien.

Met welke vraagstukken kampt jouw organisatie momenteel? Deel je ervaringen hier onder met ons en met elkaar.